Jak stworzyć plan zarządzania kryzysowego dla małej firmy
- Analiza kosztów
- Korzyści z planu
- Jak stworzyć plan naprawczy
- Podsumowanie
Katastrofa może dotknąć firmę w każdej chwili, a większość przedsiębiorców nie jest w pełni przygotowana, by na nią zareagować. Plan zarządzania kryzysowego dla firmy w razie zdarzenia takiego jak nawałnica, pożar, włamanie czy pandemia jest niezbędny. Czy w razie najgorszego Twoja firma byłaby przygotowana i udałoby jej się dostosować do sytuacji?
1. Co może pójść źle?
W nowojorskiej dzielnicy East Village zdarzyło się coś, czego nikt się nie spodziewał: nielegalnie zamontowana instalacja gazowa wybuchła, spowodowała pożar i zniszczenie lokali kilku firm. Inne przedsiębiorstwa były zmuszone do zamknięcia się na kilka dni, tracąc w ten sposób znaczną część przychodów. Czasami w obliczu sytuacji kryzysowych mamy czas na odpowiednią reakcję, a niekiedy spotykają nas one znienacka i nie mamy szans ich przewidzieć. Choć takie wydarzenia na szczęście występują rzadko, mogą mieć poważne konsekwencje, a w przypadku braku planu komunikacji kryzysowej trudno jest ograniczyć straty.
W takich wypadkach dobrze jest mieć plan naprawczy dla firmy na wypadek kryzysu, ale co z firmami, które nigdy nie będą musiały mierzyć się z takimi incydentami? Wiele sklepów nigdy nie będzie zmagać się z konsekwencjami pożaru, skażenia szkodliwymi substancjami czy utratą dochodów w wyniku nieplanowanego zamknięcia. Stworzenie planu naprawczego na wypadek kryzysu może uspokoić Twoją głowę, ale czy na pewno warto poświęcać na to czas?
Zamykanie i częściowe otwieranie firm z powodu pandemii kosztowały (i nadal kosztują) Polskę miliony złotych. Czy gdyby przedsiębiorstwa były lepiej przygotowane, mogłyby zminimalizować poniesione koszty? Czasami efektywne planowanie może pomóc przetrwać trudne sytuacje nawet bez ubezpieczenia.
Chociaż ubezpieczenie może pokryć koszty zamknięcia firmy, to czy jest warte swojej ceny? A czy wysiłek włożony w stworzenie planu zarządzania kryzysowego zawsze się opłaca?
2. Analiza kosztów
Opracowanie planu komunikacji kryzysowej wymaga czasu, namysłu i umiejętności prognozowania. W napiętym grafiku właścicieli małych firm może być ciężko to pomieścić. Czas poświęcony na tworzenie planu komunikacji kryzysowej można przeznaczyć na opracowywanie strategii marketingowej lub inwestowanie w nowy sprzęt czy usługi. Są to bardziej wymierne i namacalne metody rozwoju. Jeśli jednak będziesz mieć plan na wypadek pożaru w kuchni, możesz zaoszczędzić cenny czas i zasoby, działając szybko i świadomie. To stosunkowo niska cena za bezpieczeństwo w razie często występującego wypadku.
Warto się zastanowić, jakie konsekwencje może mieć potencjalne zamknięcie firmy. Nieoczekiwane wstrzymanie działalności, nawet na jeden dzień, może kosztować tysiące złotych. W przypadku wspomnianego wybuchu gazu w Nowym Jorku utrudnienia na drogach związane z akcją ratunkową kosztowały kilka firm w ciągu tygodnia 50 000 dolarów strat.1. Właściciele firm mają często w takich wypadkach więcej problemów na głowie niż brak sprzedaży, ale trudno się tym nie martwić, gdy jest to nasze źródło utrzymania.
Ubezpieczenie na wypadek przerw w działalności co prawda nie zapobiegnie nieszczęściu ani nie zminimalizuje jego fizycznych skutków, może jednak zredukować te finansowe. Pokryje ono koszty zamknięcia firmy, ale jego cena bywa niestety zaporowa. Miesięczna składka wynosi średnio od 200 do 600 zł2, ale kwota ta może być znacznie wyższa w zależności od rodzaju działalności. W obecnej sytuacji wzrostu cen taki wydatek może wydawać się zbędny, ale nagła duża strata może zaboleć bardziej niż ponoszona co miesiąc stała niewielka kwota. Jeśli zdecydujesz się nie ponosić kosztów ubezpieczenia, pamiętaj, że wypadki mogą przydarzyć się w każdej firmie, warto więc mieć przygotowany plan zarządzania kryzysowego w razie utraty dostępu do lokalu, zapasów, klientów lub w razie przymusowego zamknięcia.
3. Korzyści z planu zarządzania kryzysowego
Chociaż nie wszyscy decydują się na ubezpieczenie, przygotowanie planu naprawczego po kryzysie dla Twojej małej firmy może przynieść realne korzyści. Eksplozje są co prawda mało prawdopodobne, ale pęknięte rury, wypadki drogowe, włamania czy awarie instalacji elektrycznej zdarzają się dużo częściej. Właściciel i kadra kierownicza nie zawsze są na miejscu, a takie sytuacje mogą być bardzo trudne i stresujące. Dlatego tak ważne jest, aby plan był dostępny dla pracowników i możliwy do samodzielnego wdrożenia.
Nie da się przygotować na każdy scenariusz, ale zawsze można się uczyć i dostosowywać. Ogólne plany komunikacji kryzysowej i plany działania w prosty sposób zabezpieczą działalność na wypadek wielu typowych sytuacji. Mogą być bardzo proste, na przykład:
- W przypadku kradzieży należy skontaktować się z policją, a następnie z właścicielem.
- W przypadku pożaru wszyscy znają drogę ewakuacji i procedurę, wiedzą, gdzie zadzwonić i kto ma zająć się gaszeniem, jeśli to konieczne.
- Ustal sposób postępowania z obrażeniami i co zrobić w przypadku, gdy wpłyną one na działalność firmy.
To tylko przykłady wdrażania planów kryzysowych, a w zależności od branży, w której działasz może udać Ci się utrzymać działalność, nawet jeśli główny lokal będzie zamknięty. Jeśli na przykład ruch na ulicy, przy której stoi Twoja restauracja zostanie wstrzymany, to czy jest jakiś sposób, by dostarczyć jedzenie klientom?
4. Jak stworzyć plan naprawczy dla małej firmy
Przy tworzeniu procedur planu naprawczego dla małej firmy trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, istnieje jednak pięć zasad, którymi warto się posiłkować.
- Opracuj plan gotowości na wypadek awarii, biorąc pod uwagę, jakie zadania, zapasy i narzędzia będą potrzebne, aby kontynuować działanie firmy. Na przykład: czy możliwe byłoby wydawanie posiłków tylko na wynos lub z dostawą.
- Wskaż i oceń wszelkie zagrożenia dla Twojego biznesu, takie jak kradzieże, zagrożenia pożarowe, zagrożenia dla pracowników lub klientów oraz zasobów. Wiedząc, czego możesz się spodziewać, łatwiej będzie Ci zareagować i tworzyć plan działania.
- Zastanów się, jak zminimalizować ryzyko: mogą to być proste działania takie jak schowanie cennych przedmiotów w sejfie, ustalenie limitów gotówki trzymanej w lokalu, stworzenie kopii zapasowych ważnych dokumentów i przygotowanie na wypadek przerw w dostawie mediów.
- Rozwijaj plan, aktualizuj go i wyciągaj wnioski, tak aby stale go udoskonalać. Nowe technologie, platformy i pomysły mogą go wzmocnić. Dla przykładu: czy jakieś wnioski z prowadzenia firmy w czasie pandemii mogą mieć zastosowanie w przypadku zalania lokalu?
- Przetestuj plan – nie znaczy to, że masz wzniecić prawdziwy pożar w firmie, ale zastanów się, jakie kroki musi podjąć personel w sytuacji kryzysowej. Czy znajdujesz jakieś słabe punkty? Jeśli je dostrzeżesz, zaktualizuj plan.
5. Podsumowanie
Opracowanie planu zarządzania kryzysowego dla małej firmy to forma ubezpieczenia. Ciężko jest przygotować się na to, co niespodziewane, ale nawet najprostszy plan może uchronić firmę przed znacznymi stratami. Innowacyjne myślenie i przygotowanie może zabezpieczyć Cię na przyszłość i uspokoić w teraźniejszości.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tworzenia planu komunikacji kryzysowej, zostań Partnerem Groupon już dziś.